- التبديل بين عرض التصميم وعرض صحفة البيانات :-
يسمح برنامج2000 Access بعرض جداول البيانات بطريقتين :
1. طريقة عرض التصميم : حيث يظهر فيها أسماء الحقول وخصائصها .
2. طريقة عرض صفحة البيانات : حيث يظهر فيها البيانات المسجلة بالجدول .
ويتم التبديل بين طريقتي العرض عن طريق الضغط على زر (عرض الجدول) الموجود في أقصى اليسار من شريط الأدوات .
واختيار طريقة العرض . أو عن طريق فتح قائمة عرض ثم اختر طريقة العرض .
س1: يوجد أنواع متعددة من البيانات فكيف اختار من بينها النوع الذي يناسبني ؟ أرجو أن تعطيني توضيح عنها .
ج: أنواع البيانات كالتالي :
1- نص : ويمكنه تخزين حروف أو أرقام أو كلاهما وأقصى حجم له 255 حرف .
2- مذكرة : حروف أو أرقام أوكلاهما وأقصى حجم له 65,535 حرف مما يجعله ينفع في البيانات النصية التي يتجاوز عدد حروفها 255 حرف .
3- رقم : يتم تخزين البيانات كأرقام وحجمها يختلف حسب نوع الرقم .
4- تاريخ/وقت : بيانات الرقم والتاريخ .
5- عملة : بينات رقمية تصل دقتها حتى 15 رقماً إلى يسار فاصل العلامة العشرية و 4 أرقام إلى اليمين.
6- ترقيم تلقائي : حقل رقمي يتزايد بمعدل واحد لكل سجل أو يقوم أكسس باختيار رقم عشوائي .
7- نعم/لا : تستخدم عند كون البيانات مكونة من قيمتين إما "نعم" أو"لا" .
8- كائن OLE : كائن مثل جدول بيانات Microsoft Excel أو مستند Microsoft Word أو رسومات أو أصوات وتكون هذه البيانات إما مرتبطة بالكائن الأصلي أو غير مرتبطة.
9- ارتباط تشعبي : نص أو تركيبات من نص وأرقام يتم تخزينها كنص وتستخدم كـ عنوان ارتباط تشعبي. يضم عنوان الارتباط التشعبي حتى ثلاثة أجزاء:
نص للعرض : النص الذي يظهر في حقل أو عنصر تحكم.
عنوان : المسار إلى ملف أو الصفحة .
عنوان فرعي : موقع في الملف أو الصفحة.
تلميح شاشة : النص المعروض كتلميح أدوات التحكم .
أسهل طريقة لإدراج عنوان ارتباط تشعبي في حقل أو عنصر تحكم هي النقر فوق ارتباط تشعبي في القائمة إدراج.
10- معالج البحث : إنشاء حقل يسمح لك باختيار قيمة من جدول آخر أو من قائمة بالقيم باستخدام مربع نص أو مربع تحرير وسرد. يؤدي النقر فوق هذا الخيار إلى بدء تشغيل "معالج البحث" الذي يقوم بإنشاء حقل بحث. بعد إكمال المعالج، يقوم Microsoft Access بتعيين نوع البيانات استناداً إلى القيم المحددة في المعالج.
تعديل الجداول
قبل القيام بعملية تعديل الجدول يجب أن يتم فتح الجدول بطريقة عرض التصميم .
تعديل الحقول وخصائصها :-
1. بعد عرض الجدول بطريقة عرض التصميم من عمود اسم انقر اسم أي حقل لاختيار ، وقم بتعديل ما تريد .
2. من عمود نوع البيانات قم بتعديل نوع بيانات الحقل .
3. في مربع خصائص الحقل الذي يظهر بالأسف قم بتغيير الخاصية التي تريدها سواءً بنقر مربع الكتابة الذي يظهر أمام الخاصية أو من خلال القوائم المنسدلة .
4. كرر الخطوات السابقة لكل حقل ترغب في تعديل اسمه أو نوع بياناته أو خصائصه .
إضافة حقول جديدة :-
1. اختر الحقل الذي ترغب في إضافة حقل جديد قبله .
2. من شريط الأدوات انقر زر إدراج صفوف حيث يظهر صفاً خالياً من البيانات .
3. اكتب اسم الحقل ونوع البيانات .
حذف حقول من الجدول :-
1. اختر الحقل الذي ترغب في حذفه .
2. من شريط الأدوات انقر زر حذف صفوف ، أو اضغط مفتاح Del ولحذف الحقل في طريقة عرض صفحة البيانات :
أ) اختر العمود الخاص بالحقل الذي ترغب في حذفه .
ب) افتح قائمة تحرير ثم اختر الأمر حذف عمود .
جـ) تظهر رسالة تحذيرية اختر نعم لتأكيد الحذف .
إدخال سجل إلى جدول :-
1. افتح الجدول في طريقة عرض صفحة البيانات .
2. بمجرد كتابة آخر سجل في الجدول يتم فتح سجل جديداً تحته انتظاراً لكتابة سجل آخر ، ويتم حفظ السجل بمجرد الانتقال إلى سجل جديد . وأثناء إضافة السجلات تظهر رموز على يمين السجل وهذه الرموز هي :-
يعني هذا الرمز أن هذا السجل هو الحالي .
يعني هذا الرمز أن هذا هو المكان الذي سيدخل فيه سجلاً جديداً
يعني هذا الرمز أن تغيير حدث على السجل ولكنه لم يحفظ بعد
اختيار السجلات :-
1. لاختيار سجل بالكامل وجّه المؤشر إلى يمين السجل وعندما يتحول المؤشر إلى سهم ، انقر زر الفأرة الأيسر .
2. لاختيار سجلات متجاورة اختر أول سجل ثم اضغط مفتاح Shift واستمر ضاغطاً أثناء اختيار باقي السجلات ، أو استخدم الفأرة باختيار السجل الأول ثم السحب .
3. لاختيار كل السجلات افتح قائمة تحرير ثم اختار تحديد كافة السجلات .
حذف السجلات :-
1. اختر السجل أو السجلات المطلوبة .
2. اضغط مفتاح Del .
نقل ونسخ البيانات :-
1. اختر البيانات التي تريد نسخها سواءً كانت خلية أو سجل أو مجموعة سجلات .
2. ثم اختر الامر نسخ من شريط الأدوات .
3. حدد المكان الذي سوف تنسخ إليه البيانات .
4. اختر الأمر لصق من شريط الأدوات .
الانتقال داخل الجدول :-
1. يمكن استخدام الفأرة لاختيار أي حقل أو سجل .
2. يمكن استخدام لوحة المفاتيح للتنقل داخل الجدول .
نسيق الجداول
تغيير عرض الأعمدة :-
1. وجه المؤشر إلى الخط الرأس الذي يفصل بين أسماء الحقول وعندما يتحول المؤشر إلى شكل سهم برأسين 1 اسحب الخط الرأسي لجهة اليسار أو اليمين لزيادة عرض العمود .
2. أو اختر العمود أو الأعمدة التي نريد تغيير عرضها ثم افتح قائمة تنسيق ثم اختر أمر "عرض العمود" فيظهر مربع (عرض العمود) .
قم بضبط عرض العمود وذلك بكتابة رقم عرض العمود داخل خانة عرض العمود . أو قم باختيار الاحتواء الأفضل وذلك لضبط حجم العمود ليتناسب تماماً مع البيانات الموجودة به .
بعد ذلك انقر زر موافق .
تغيير ارتفاع الصفوف :-
وجه المؤشر إلى عمود اختيار السجل ثم ثبته على أي خط من الخطوط الشبكية التي تظهر تحت السطور ، فيتغير شكل المؤشر إلى سهم برأسين 2 ، اسحب السهم لأسفل لتزيد من ارتفاع السطور .
تغيير خط الكتابة :-
إن اختيار الخط الذي نريد سوف يؤثر على كل بيانات الجدول ولن يؤثر على الخط الموجود في النماذج والتقارير .
لاختيار خط اتبع ما يلي :-
1. افتح قائمة تنسيق ثم اختر أمر خط فينظهر مربع حوار خط .
2. من خانة الخط حدد نوع الخط المطلوب .
3. من خانة النمط حدد النمط الذي تريده .
4. من خانة الحجم حدد الحجم الذي تريده .
5. من خانة اللون حدد اللون الذي تريده .
6. انقر زر موافق .
تجميد الأعمدة وإعادة تحريرها :-
تستخدم فكرة تجميد الأعمدة لتثبيت حقل معين أثناء طي الشاشة لرؤية الحقول الأخيرة من الشاشة مع الحقل الأول مثلاً . ولعمل ذلك :-
1. اختر العمود الذي تريد تجميده .
2. افتح قائمة تنسيق ثم اختر تجميد أعمدة من القائمة المنسدلة .
3. انقر شريط التمرير الأفقي إلى الجهة المعاكسة للعمود الذي اخترت تجميده . سوف ترى بأن العمود الذي اختر تجميده سوف يبقى ثابتاً وبقية الأعمدة سوف تتحرك .
4. لإزالة التجميد ، افتح قائمة تنسيق ثم اختر تحرير كافة الأعمدة من القائمة المنسدلة
البحث عن البيانات وترتيبها
البحث عن المعلومات يعني توجيه سؤال والحصول على الإجابة . وتوجد عدة طرق للبحث منها :
البحث باستخدام خاصية البحث :-
للبحث عن سجل معين ابتع الخطوات التالية :
1. من صفحة البيانات اختار العمود الذي يحتوي على المعلومة التي تبحث عنها .
2. من شريط الأدوات انقر زر بحث فيظهر مربع حواري بحث واستبدال .
3. اختر التبويب بحث ثم اكتب في خانة البحث عن النص الذي تبحث عنه .
وفي خانة البحث في حدد اسم الحقل الذي تريد البحث فيه ثم انقر على زر بحث عن التالي . فيتم في هذه الحالة البحث عن السجل المطلوب وعندما يجده يضعه تحت الشريط المضاء .
4. انقر زر الإغلاق لتعود إلى جدول البيانات وقراءة البيانات التي تبحث عنها .
البحث بجزء من المعلومة :-
نستخدم للبحث عن سجل لا نعرف إلا جزء من النص .
1. من مربع الحوار السابق انقر الزر , الموجود في خانة مطابقة فتظهر قائمة منسدلة بالاختيارات التي يمكن البحث فيها . (انظر الشكل)
2. اختر (أي جزء من الحقل) ثم انقر زر بحث عن التالي فيقوم البرنامج بالبحث عن أول سجل توجد به المعلومة المتوفرة وتضعه تحت الشريط المضاء .
البحث باستخدام خاصية الاستبدال :-
نستخدم هذه الخاصية للبحث عن معلومة معينة واستبدالها بواحدة أخرى .
1. اختر العمود الذي يحتوي على المعلومة التي تريد استبدالها ، ثم اختر أمر استبدال من قائمة تحرير ، فيظهر مربع الحوار السابق ، قم بتنشيط التبويب استبدال .
2. اكتب المعلومة التي تبحث عنها في خانة البحث عن .
3. اكتب المعلومة التي تريد استبدال القديمة بها في خانة استبدال بـ .
4. حدد الحقل الذي تريد البحث فيه .
5. انقر زر بحث عن التالي فيقوم البرنامج بالبحث عن المعلومة وعندما يجدها يضعها تحت الشريط المضاء .
6. انقر زر استبدال وذلك لاستبدال المعلومة القديمة بالجديدة .
استخدام خاصية التصفية Filtering للبحث عن مجموعة سجلات :-
يستخدم عامل التصفية لعزل سجلات تحتوي على معلومة معينة ، وتوجد عدة طرق لفرز السجلات منها :-
1. التصفية حسب التحديد :-
أ) افتح الجدول الذي تريد ، ثم حدد الحقل الذي تريد تصفية السجلات تبعاً لمحتويات ثم حدد القيمة التي تريد التصفية على أساسها .
ب) انقر زر تصفية حسب التحديد من شريط الأدوات فينتج فرز البيانات حسب التحديد الذي حددته .
جـ) بعد الاطلاع على السجلات انقر زر إزالة عامل التصفية .
2. التصفية حسب النموذج :-
يتم في هذه التصفية استخدام أكثر من معيار لتصفية السجلات .
أ) افتح الجدول الذي تريد عمل تصفية له ثم انقر زر "تصفية حسب النموذج" من شريط الأدوات .
يظهر نموذج خال بعنوان "تصفية حسب النموذج" يحتوي على سجل واحد بدون بيانات .
ب) وجه المؤشر إلى الحقل الذي تريد ثم انقر السهم المتجه إلى اسفل في داخل الخلية واختر المعيار الذي تريده من القائمة المنسدلة .
جـ) وجه المؤشر إلى حقل آخر وانقر السهم المتجه إلى أسفل داخل الخلية واختر المعيار الثاني الذي تريده وهكذا .
د) انقر التبويب (أو) الذي يظهر في أسفل المربع الحواري فيظهر سطر خال من البيانات لنكتب الشرط الثاني وهكذا يمكن إضافة العديد من الشروط لمعايير التصفية .
هـ) بعد الانتهاء من كتابة كل معايير التصفية انقر زر (تطبيق عامل التصفية) من شريط الأدوات فتظهر السجلات التي ينطبق عليها معايير التصفية الذي حددتها .
و. بعد الانتهاء انقر على زر إزالة عامل التصفية / الفرز .
فرز السجلات تصاعدياً :-
لترتيب سجلات الجدول ترتيباً تصاعدياً أي بحسب الحروف الأبجدية من الألف إلى الياء أوحسب الارقام من صفر إلى 9 نقوم بما يلي :-
1. انقر أي سجل من سجلات الجدول في الحقل الذي سيتم الفرز طبقاً لمحتوياته .
2. انقر زر (فرز تصاعدي) من شريط الأدوات .
فرز السجلات تنازلياً :-
أي الفرز حسب الحروف الأبجدية من الياء إلى الألف أو حسب الأرقام من 9 إلى الصفر :-
1. انقر أي سجل من سجلات الجدول في الحقل الذي سيتم الفرز طبقاً لمحتوياته .
2. انقر زر (فرز تنازلي) من شريط الأدوات .
إنشاء الاستعلامات واستخدامها Queries
الاستعلام هو تطبيق معايير بحث على بيانات الجدول ثم استعراض سجلات البيانات التي تتطابق مع الشروط المحددة .
طرق إنشاء الاستعلام : توجد طريقتين لإنشاء الاستعلام هي باستخدام المعالج أو بدون استخدام المعالج (بنفسك) (طريقة عرض التصميم)
1. إنشاء استعلام باستخدام المعالج :
يحتوي البرنامج على أربعة أنواع من المعالجات المستخدمة في الاستعلام هي :
أ) معالج الاستعلامات البسيط : وهو من أسهل أنواع الاستعلامات ، وهو أكثر أنواع الاستعلامات استخداماً ، حيث لا يتضمن أي معايير أو شروط يمكن تطبيقها على سجلات الجدول / الجداول .
ب) معالج الاستعلامات الجدولية : حيث يظهر ملخصات مثل المجموع والعدد والمتوسط الحسابي لبيانات حقل معين ، ويضعهم في مجموعة واحدة .
جـ) معالج استعلام البحث من التكرار : حيث يقارن بين جدولين ويبحث عن السجلات المتطابقة في كليهما .
د) معالج استعلام البحث من غير المتطابقات : حيث يقارن بين جدولين ويبحث عن السجلات غير المتطابقة في كليهما .
إنشاء استعلام باستخدام معالج الاستعلامات البسيط :
أ) افتح ملف قاعدة بيانات ، ثم نشط التبويب استعلامات .
ب) انقر الزر جديد فيظهر مربع استعلام جديد .
جـ) انقر (معالج الاستعلامات البسيط) ثم انقر زر موافق فيظهر أول مربع من مربعات معالج الاستعلامات البسيطة . (انظر الشكل) ، ممكن أداء الخطوتين السابقتين بخطوة واحدة وذلك عن طريق نقر إنشاء استعلام باستخدام المعالج من إطار قاعدة البيانات نقراً مزدوجاً
د) اختر الجدول الذي ستختار منه حقول الاستعلامات وذلك من خانة (جداول / استعلامات)
هـ) من خانة (الحقول المتاحة) حدد الحقول التي تريدها ثم قم بنقلها إلى خانة (الحقول المحددة) عن طريق نقر الزر < بعد ذلك انقر زر التالي . فتظهر نافذة أخرى تطلب منك تحديد اسم للاستعلام اكتب الاسم الذي تريده ثم انقر على زر إنهاء .تظهر بعد ذلك نتيجة الاستعلام في طريقة عرض صفحة بيانات .
*وممكن ايضاً عرضه بطريقة عرض التصميم وذلك للتعديل عليه .
2. انشاء استعلام بطريقة عرض التصميم (بنفسك) :
أ) افتح ملف قاعدة بيانات ثم نشط التبويب استعلامات .
ب) انقر زر جديد فيظهر مربع استعلام جديد
جـ) انقر (طريقة عرض التصميم) ثم انقر زر موافق ، فيظهر مربع (إظهار جدول)
يشتمل هذا المربع على 3 تبويبات وهي :
1. جداول : يظهر قائمة بأسماء الجداول الموجودة .
2. استعلامات : يظهر قائمة بأسماء الاستعلامات الموجودة .
3. كلاهما : يظهر قائمة بأسماء الجداول والاستعلامات الموجودة .
د) نشط التبويب جداول ثم انقر نقراً مزدوجاً على الجداول المطلوب أو حدد الجدول ثم انقر زر إضافة (إذا قمت بإضافة أكثر من جدول يجب أن تنشأ علاقة ارتباط بينهما) .
هـ) قم بإغلاق مربع (إظهار جدول) فيظهر مربع (استعلام تحديد)
حيث يحتوي هذا المربع على قسمين علوي وسفلي ، القسم العلوي يحتوي على الجدول / الجداول الذي تم اختياره بالسابق والقمس الآخر يحتوي على منطقة معايير الاستعلام (شبكة QBE) .
و) قم بسحب الحقول التي تريدها من الجدول إلى منطقة معايير الاستعلام .
ي) انقر زر (عرض صفحة البيانات) الموجود على شريط الأدوات فتظهر شاشة تحتوي على البيانات المختارة .
ملاحظة : ثتم عمل التعديلات المطلوبة سواءً حذف أو إضافة أو تربيب أو فرز بطريقة عرض التصميم .كما يمكن إضافة معايير معينة إلى الاستعلام وذلك في طريقة عرض التصميم أمام سطر معايير من شبكة QBE . وذلك لتحديد شرط أو أكثر من شرط
الإثنين أكتوبر 06, 2008 10:37 pm
